Mit dieser Entwicklungslinie möchte die Universität das Angebot an digitalen Dienstleistungen für alle Angehörigen der Universität erweitern, um es ihnen zu ermöglichen, das Potenzial des digitalen Wandels voll auszuschöpfen. Sie umfasst etwa technologische Verbesserungen in der Ausstattung, die Vereinfachung oder Beschleunigung von Verwaltungsprozessen, oder die Schaffung von Regelungen für Telearbeit. In allen Teilbereichen ist davon auszugehen, dass sich Gesamterfolg nur einstellen kann, wenn technische Neuerungen mit dem Neudenken von Prozessen und Ritualen einhergehen.
Die in den letzten Entwicklungsplänen laufend verankerten und auch weitestgehend umgesetzten „Prozessoptimierungsthemen“ (POTs) sind mit Blick auf die sich laufend neu einstellenden organisatorischen Herausforderungen weiter zu entwickeln und sukzessive umzusetzen und damit ein Ökosystem nachhaltiger organisatorischer Evolution zu etablieren. Da es sich dabei ausschließlich um Projekte der Digitalisierung handelt, wurde 2019 mit dem Digitalisierungsrat zunächst ein Steuerungsgremium eingesetzt, das insbesondere die Priorisierung der Einzelprojekte untereinander im Hinblick auf einen universitätsweiten Interessensausgleich supervidiert.
Ergänzend zum Digitalisierungsrat (und teilweise in Personalunion) soll in Hinkunft eine kleine operative „Transformationsgruppe” universitätsquerschnittlich eingerichtet und mit der Leitung von Projekten der Digitalisierung und des Wandels betraut werden. Dieser zentrale „Prozess-Owner“ verwaltet die universitätsweite Prozesslandkarte mit dem Ziel, Potenzial zur Verschlankung von Verwaltungsprozessen zu erkennen und entsprechende Reformschritte vorzuschlagen, somit best practice im Haus zu fördern und Unterstützungsleistungen unter Betonung von Agilität und Verantwortungsübernahme zu optimieren.
Kultureller Wandel benötigt darüber hinaus jedoch eine breite Basis formaler und informeller Netzwerke, in denen einzelne „Treiber“ dabei helfen, unter Einbindung der Betroffenen die Digitalisierung nachhaltig und effizient umzusetzen. Sie gewährleisten direkte Information und Kommunikation innerhalb der Organisation und können auch die notwendige Feedbackkultur etablieren. An der Universität Klagenfurt spielen die Mitglieder des Digitalisierungsrats derzeit die Rolle dieser Treiber; in Zukunft muss dieses „Primärnetzwerk“ jedoch noch ausgebaut werden, um entsprechende Tragfähigkeit zu erhalten.
Auf Grund der spezifischen Anforderungen an österreichischen Universitäten, die seit Entlassung in die Autonomie auch untereinander divergieren, wurden an der Universität Klagenfurt in der Vergangenheit die meisten Softwareanforderungen zur Abbildung der Kernprozesse durch Eigenentwicklungen erfüllt. Diese Vorgangsweise bietet ein Maximum an Flexibilität hinsichtlich der Anforderungen und notwendiger Anpassungen über die Zeit, erfordert aber qualifizierte Personalressourcen und ist zeitintensiv. Das verlangsamt die Prozessoptimierung deutlich.
Um die Digitalisierung des Universitätsalltags voranzutreiben, werden verstärkt Alternativen zur Eigenentwicklung zu prüfen sein. Die folgenden drei Säulen stützen die Digitalisierung und bilden die wichtigsten, parallel abzuwägenden Vorgehensweisen im Rahmen der Umsetzung:
Standardisierte und grundlegende Produkte können durch Zukauf schnell verfügbar gemacht werden. Dazu gehören neben Betriebssystemen und Office-Anwendungen auch Services wie Bibliotheksverwaltung, Plagiatscheck usw. Der schnellen Verfügbarkeit und Skalierbarkeit stehen Kosten und ein etwaiger Vendor-Lock-In gegenüber.
Services, die im Rahmen von Open-Source-Initiativen entwickelt wurden, werden in das digitale Universitätsumfeld integriert. Konfiguration, Installation und Integration erfordern weniger Aufwand als bei einer Eigenentwicklung, die Möglichkeit der Adaption ist aber weiterhin gegeben.
Entwicklung spezifischer Software zur Lösung spezifischer Probleme eröffnet die meisten Freiheitsgrade in der Digitalisierung. Diese maximale Flexibilität wird mit hohem personellem Aufwand und langer Dauer bis zur eigentlichen Inbetriebnahme erkauft.
Für alle drei Säulen gilt, dass grundsätzlich vermehrt auf Gemeinschaftsentwicklung und gemeinsame Nutzung mit anderen österreichischen Universitäten abgezielt werden soll. Diese Entwicklung zur Offenheit und Zusammenarbeit ist auch aus der gesamtösterreichischen Universitätsentwicklungsplanung ableitbar. So werden in der rahmengebenden Orientierung der Ausschreibung für „Vorhaben zur digitalen und sozialen Transformation in der Hochschulbildung“ des BMBWF u. a. die „Förderung der interuniversitären Kooperation“, „universitätsübergreifende Nutzung vorhandener Infrastruktur“, „Stärkung des Wissenstransfers zwischen Universitäten, Wirtschaft und Gesellschaft“ und auch die „Offenheit als Kernprinzip der neuen Forschungs- und Innovationsstrategie“ explizit genannt.
In Anlehnung an die Vorteile von Open-Source-Initiativen und die historische wichtige Rolle der Universitäten in der Open-Source-Community bekennt sich die Universität Klagenfurt zum Open-Source-Gedanken und fördert die Nutzung und Weiterentwicklung von Open-Source-Software. Ist aus organisatorischen, administrativen oder rechtlichen Gründen ein Open-Source-Ansatz nicht möglich, verfolgt die Universität Klagenfurt eine Inner-Source-Strategie im Rahmen von innerösterreichischen Universitätsverbünden und der Anwendung von Open-Source-Praktiken innerhalb der Universitäten, insbesondere für Softwareentwicklung und Serviceintegration. Das ermöglicht durch gemeinsame, offene Zusammenarbeit nachhaltige und in der Anwendbarkeit breit einsetzbare Lösungen, die Synergien und die Etablierung von Resultaten auch nach Projektende hinaus bieten und auch die Souveränität der Einzelnen wahren.
In Bezug auf die IT-Architektur ist es zeitgemäß und zukunftssicher, diese Strategie mit skalierbaren Cloud-Technologien zu realisieren. Die damit einhergehenden modernen Entwicklungsumgebungen bilden die Grundlage für iterative Entwicklung skalierbarer IT-Lösungen mit agilen Vorgehensmodellen; Micro Services, Domain Driven Designs, Self-Contained Systems etc. stellen eine Basis für performante, reaktive, ausfallsichere und zuverlässige IT-Systeme dar.
Eine kooperative Vorgehensweise erfordert die Einigung über gemeinsame Cloud-Entwicklungsumgebungen sowie darüberhinausgehende Standardisierungen (Schnittstellen, Security Frameworks etc. sowie Organisationsmodelle für gemeinsame Entwicklung und Betrieb). In kommerzieller Hinsicht sind Entscheidungsprozesse, gemeinsame Beschaffung von Softwarelizenzen und die Vereinbarung von Kostenschlüsseln für die Kooperationen zu klären.
Als erste wichtige Umsetzungsschritte zu diesen Überlegungen hat die Universität Klagenfurt im Rahmen der Digitalisierungs-Calls des BMBWF die Projekte AHESN und AHESN Next ins Leben gerufen. AHESN wurde gemäß § 7b Bildungsdokumentationsgesetz „ … zum Zweck der Gewährleistung der ordentlichen Verwaltung und Durchführung von gemeinsamen Studienprogrammen und gemeinsam eingerichteten Studien … “ etabliert und wird als österreichweite Plattform zur Konzeption und Realisierung von Datenaustauschformaten im Bereich des Studienwesens und der Lehre aller Hochschulen verstanden. AHESN Next etabliert die Grundlage, um interuniversitäre Geschäftsprozesse und technische Systeme für den Bereich Studienwesen und Lehre an österreichischen Bildungseinrichtungen transparenter und flexibler zu gestalten. Das Projekt fördert Kooperationen, harmonisiert Strukturen, reduziert Insellösungen und standardisiert Systemanbindungen. Es behandelt die beiden Schwerpunkte
Ein gemeinsam eingerichtetes Studium an mehreren Hochschulen wird somit von Studierenden als ein einziges erlebt, dessen Administration reibungslos funktioniert.
