Online Bewerbung für Incoming-Studierende an der Alpen-Adria-Universität
Die AAU setzt mit der Entwicklung eines Mobilitätsinformationssystems (MOBIS) einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Serviceorientierung gegenüber den Studierenden.
Im Jahre 2011 wurde im Bereich Administration/Dienstleistung ein universitätsweites Projekt zur Optimierung der Universitätsprozesse, entsprechend des strategischen Ziels „Effiziente Führungs- und Organisationsstrukturen in der Verwaltung“ gestartet. Dabei wurden die Abläufe und Prozesse innerhalb und außerhalb der einzelnen Abteilungen analysiert.
Ein Ergebnis dieser Analyse war es, die Bewerbungsverfahren der Incoming- und Outgoing-Studierenden zu optimieren. Über einen längeren Zeitraum wurde nun in einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit mit dem Zentralen Informatikdienst, der FA Studien-und Prüfungsabteilung und dem Büro für Internationale Beziehungen an der Entwicklung eines gänzlich neuen Bewerbungsverfahrens gearbeitet.
Das Mobilitätsinformationssystem (MOBIS) erlaubt nun eine Abwicklung des gesamten Bewerbungsverfahrens in einem elektronischen Workflow. Am 23. April 2013 wurde der MOBIS-Teil für die Incoming-Studierenden in Betrieb genommen. Die Partneruniversitäten geben in MOBIS die Nominierungen bekannt, die Studierenden bewerben sich in Folge und laden die relevanten Dokumente in das System, die MitarbeiterInnen des Büros für Internationale Beziehungen prüfen bzw. bewerten die Bewerbungen und geben diese im positiven Fall zur weiteren Bearbeitung in der FA Studien- und Prüfungswesen frei, wo zuletzt der Zulassungsbescheid generiert wird.
Die administrativen Abläufe sind nun für alle Beteiligten, insbesondere für die Studierenden, leichter und schneller durchführbar. Über 150 Studierende von allen Erasmus- und Joint Study- Partneruniversitäten können sich nun pro Jahr über dieses neue Portal online für einen Studienaufenthalt an der AAU anmelden.
Im Sinne des Alpen-Adria-Gedankens wurden die Univerza v Ljubljani bzw. die Università di Trieste in einem symbolischen Akt als erste Partneruniversitäten zur Nominierung von Studierenden im neuen Workflow eingeladen.
Im nächsten Schritt wird der Outgoing-Prozess optimiert und in einen elektronischen Workflow eingebettet werden. In Zukunft werden weitere serviceorientierte Prozesse implementiert, wie z. B. Online-Anträge für Studierende oder eine Anwendung für die Verwaltung von Universitätslehrgängen.
