Studie zeigt: Pandemie war Booster für Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung

In wenigen Wochen und Monaten war durch die Restriktionen der Pandemie möglich, was in Normalzeiten wesentlich länger gedauert hätte: Die Öffentliche Verwaltung hat viele Services digitalisiert und ist selbst auf Teleworking-Prozesse umgestiegen. Birgit Moser-Plautz hat die Transformation anhand von zehn österreichischen Fallbeispielen untersucht und zusätzlich Vergleiche zu den USA hergestellt. Ihre Ergebnisse hat sie aktuell in zwei Publikationen vorgestellt.

Die COVID19-Pandemie mit all den erforderlichen Maßnahmen wie sozialen Beschränkungen und Kontaktnachverfolgung hat die Behörden von einem Tag auf den anderen vor neue Herausforderungen gestellt. Obwohl es viele Hinweise auf eine verstärkte Digitalisierung der Behörden gibt, gab es bisher kaum empirische Untersuchungen dazu, wie sich die Pandemie auf die digitale Transformation der Verwaltung ausgewirkt hat.

Birgit Moser-Plautz (Institut für Öffentliche Betriebswirtschaftslehre der Universität Klagenfurt) und Lisa Schmidthuber (WU Wien) haben nun in einer Studie anhand von zehn Fallbeispielen untersucht, wie die digitale Transformation in kurzer Zeit vonstattenging. Sie haben dafür Aufgaben und Prozesse, individuelle Haltungen, Ressourcen und Strukturen sowie Organisationskultur in den Blick genommen. Zu den untersuchten Einrichtungen der Öffentlichen Verwaltung gehörten sowohl Ministerien als auch das AMS und der Rechnungshof.

„Wir konnten bei allen Einrichtungen einen deutlichen Boost für die Digitalisierung in der Verwaltung feststellen“, so Birgit Moser-Plautz. Sie führt weiter aus: „Die Pandemie hat nicht nur zu einem gesteigerten Einsatz von technologischen Tools geführt, sondern auch auf der individuellen und organisationalen Ebene viel verändert. Die Einstellung der Angestellten gegenüber neuen Technologien hat sich gewandelt, während auch die Organisationskultur innovationsfreudiger wurde.“

„Der plötzliche Schock hat die Denkweise der Menschen verändert. Die Vorteile des Einsatzes digitaler Hilfsmittel wurde deutlicher, während potenzielle Risiken nicht mehr so stark wahrgenommen wurden“, so Birgit Moser-Plautz. Besonders deutlich ging der Wandel bei jenen Organisationen vonstatten, die bis 2020 ohne etablierte Telearbeitskultur und allein mit Face-to-Face-Diensten arbeiteten, die aber dennoch stark von der Pandemie betroffen waren. Jene Einrichtungen, deren Arbeit weniger stark von der Pandemie eingeschränkt war, veränderten sich in einem geringeren, aber dennoch deutlichen Ausmaß.

In einer zweiten Studie untersuchte Birgit Moser-Plautz diesbezügliche Unterschiede zwischen den USA und Österreich. Dazu hat sie vierzehn Interviews mit Expert:innen in US-amerikanischen Behörden und mit ihren österreichischen Pendants geführt. In beiden Ländern zeigten sich ähnliche kulturelle und strukturelle Barrieren gegenüber der Digitalisierung; Unterschiede finden sich in den Gesetzen und Vorschriften, die sich aus den unterschiedlichen Verwaltungstraditionen ergeben. „Wir haben aber in beiden Ländern gesehen, dass eine Krise dazu führen kann, diese Hürden abzubauen. Diese Erkenntnis können wir nutzen: Beseitigen wir strukturelle Barrieren in experimentellen Räumen, kann die Öffentliche Verwaltung auch in Normalzeiten mehr innovatives Potenzial entfalten“, so Birgit Moser-Plautz.

B. Moser-Plautz (2023). Barriers to digital government and the COVID-19 crisis – A comparative study of federal government entities in the United States and Austria. International Review of Administrative Sciences, https://doi.org/10.1177/0020852323118356.

B. Moser-Plautz & L. Schmidthuber (2023). Digital government transformation as an organizational response to the COVID-19 pandemic. Government Information Quarterly, 40/3, https://doi.org/10.1016/j.giq.2023.101815.