Anlässlich der Übergabe der positiv beurteilten wissenschaftlichen oder künstlerischen Arbeit ist der:die Verfasser:in berechtigt, den befristeten Ausschluss der Benützung der abgelieferten Exemplare für längstens fünf Jahre nach der Übergabe zu beantragen (§ 86 Abs. 4 UG). Dem Antrag ist von dem:der Studienrektor:in stattzugeben, wenn der:die Studierende glaubhaft macht, dass wichtige rechtliche oder wirtschaftliche Interessen des:der Studierenden (und nicht die eines Unternehmens, einer Institution oder Dritter) gefährdet sind. Ein solcher Antrag auf befristetes Ausleihverbot ist innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntgabe der positiven Beurteilung online über das Campus-System zu stellen. Später gestellte Anträge können nicht mehr berücksichtigt werden. Sowohl das befristete Ausleihverbot als auch die beantragte Dauer sind entsprechend zu begründen.
Der „Schutz personenbezogener Daten“ („Datenschutz“) ist kein geeignetes Argument, um den befristeten Ausschluss der Benützung einer wissenschaftlichen Arbeit zu rechtfertigen, weil die Verpflichtung zum Schutz personenbezogener Daten grundsätzlich keiner Befristung unterliegt. Für die Verwendung personenbezogener Daten für Zwecke wissenschaftlicher oder statistischer Untersuchungen sieht das Datenschutzgesetz in § 46 Sonderbestimmungen vor. Insbesondere ist der direkte Personenbezug unverzüglich zu verschlüsseln, wenn in einzelnen Phasen der wissenschaftlichen oder statistischen Arbeit mit nur indirekt personenbezogenen oder anonymen Daten das Auslangen gefunden werden kann. Siehe § 7 DSG
Der bloße Hinweis auf eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit Dritten (NDA) ist nicht geeignet, einen befristeten Ausschluss der Benützung einer wissenschaftlichen Arbeit zu erwirken, weil eine solche Verschwiegenheitspflicht in der Regel ohne zeitliche Beschränkung vereinbart wird. Im Gegensatz dazu ist die wissenschaftliche Arbeit aber jedenfalls spätestens nach fünf Jahren öffentlich zugänglich.
Zu den in § 86 Abs. 4 UG genannten Gründen für den Antrag auf Ausschluss der Benützung zählt im Fall einer Dissertation auch eine Verlagspublikation. Wenn diese glaubhaft gemacht wird, kann der Ausschluss der Benützung in diesem Fall für längstens drei Jahre gewährt werden.
Ein „Sperrvermerk“ darf ausschließlich von der Studien- und Prüfungsabteilung und nur im Fall der Genehmigung des befristeten Ausschlusses der Benützung durch den:die Studienrektor:in in die wissenschaftliche Arbeit aufgenommen werden.
